（日経 3月9日）
私たちは、相手によって説明の仕方を変える。
事情をよく知らない人には詳しく説明し、
背景を分かっている人には要点をかいつまんで話す。
このようなことを日常的にできるのは、
説明を聞く相手（受け手）のことを、無意識のうちに考慮。
それには、受け手への理解が欠かせない。
受け手のことを理解するとき、まず思いつくのが
受け手の性格や感情。
「あの人は気難しいから、丁寧な言葉遣いを心がけよう」、
「今日は機嫌が悪そうだから、話しかけるのは別の日にしよう」
などと考えられるのは、相手の性格や感情をよく知っているから。
こうした配慮は、受け手を意識したコミュニケーションへの第一歩。
それだけでは、相手を納得させられる説明はできない。
最初のポイントは、「受け手は、伝える内容をどの程度知っているか」
相手が、自分の伝えようとしているものをすでに知っているか、
それとも知らないのかによって、説明する内容は変わる。
受け手が伝えようとするものを知らないのなら、
内容そのものをしっかり説明する。
すでに知っているなら、内容に触れる必要があるのか考え直す。
説明内容の信頼性を高めるメリットがあるなら触れる、
そうでなければ話さなくてもよい。
２つめのポイントは、「これから伝えようとする内容に関する背景を、
相手はどの程度理解できているか」
受け手が、事情をよく知らないなら、最初からこまごまと説明する。
よく知っている人には、本題に直接入る。
３つめのポイントは、「これから伝えようとする内容に対し、
相手の関心の度合いはどの程度なのか」
関心や興味の強さによって、説明の仕方を変える。
関心の深いテーマなら、単刀直入に伝えたい内容を説明する。
受け手が興味を示さないなら、自分の伝えたいことが
相手にとって、いかに重要かがわかるように工夫。
注意しておきたいのが、「受け手にとって、自分がどう見えるか」
同じような指示でも、上司に言われれば納得できるが、
同僚から聞くとすんなりと受け入れづらくなる。
指示の内容だけでなく、指示を出す相手によって、
納得の度合いが変わってくる。
自分が、受け手にどのように見えるかも、
伝える内容や伝え方を変える。
自分の説明内容を、納得性を持って伝えるには、
これらの点に注目し、受け手について理解する。
受け手の理解が深まれば、重点的に説明すべき内容が見える。
どの順序で説明すれば、相手の理解や納得感が
高まるのかも想定できるようになる。
http://netplus.nikkei.co.jp/ssbiz/bizskill/biz100309.html
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