（日経 9月2日）
報告・連絡・相談は、「ホウレンソウ」とも呼ばれ、
ビジネスパーソンにとって基本動作の１つ。
具体的にどうすれば、うまくこなせるのか、
知らない人も意外に多いのでは。
ホウレンソウの達人になる秘訣を、
ヒューマン・クリエイト・コンサルティング所長の山口真一さんの話。
◆報告編）事前に整理、まず結論を
《ケース(1)》
若手社員Ａさんは、自分のミスで取引先に損をさせてしまった。
なかなか言い出せずに、上司に報告したのは１週間後。
内容も要領を得ず、上司の怒りは増すばかり。
報告で一番大事なのはスピード。
指示された仕事が終了すれば、すぐに直接、上司に伝えるのが鉄則。
誰でもトラブルの報告をするときは気が重いが、
悪いニュースほど迅速に連絡し、指示を仰ぐことが不可欠。
緊急事態なので、時間や場所、手段を選んではいけない。
多忙な上司が報告内容をすぐに把握できるよう、
伝える内容を事前に頭の中で整理しておく作業も必要。
話すポイントをまとめるとき、「５Ｗ２Ｈ」を意識。
必ず結論から先に話し、理由や経過は尋ねられてから述べる。
自分がミスを犯したとしても、報告の仕方によっては
上司からの評価が高まる場合も。
事実関係にとどまらず、どう対処すべきかについて
自分の考えも盛り込むようにしておくとよい。
業務に関係する情報を入手した場合、全部報告する。
注意すべきなのが、事実と自分の推論を明確に区別。
自分で気づいたことや判断を区別した上で報告に加えることは、
情報の価値を向上させる。
常に発案する積極性は持っておきたい。
◆連絡編）関係者に漏れなく、相手に伝わる工夫を
《ケース(2)》
社内会議で決まった内容を、文書にした若手社員Ｂさん。
関係する部署の担当者に連絡するため、電子メールで送信。
伝わっているはずと思ったＢさんだが、担当者と話してみると、
メールを読んでいないことに気がついた。
文書を一斉に送信できる電子メールは、連絡の手段としては
非常に便利だが、大きな落とし穴も。
相手が実際に読んだのかを確認できない。
伝えたつもりになっても、実は伝わっていないことが往々に。
こうした事態を防ぐには、面倒でもメールを送った後、
相手に電話を１本入れておくとよい。
こうしたフォローが連絡を確実にする。
連絡上手になるには、関係者に漏れなく、
素早く伝えることを心がけよう。
相手に応じて、連絡の仕方を工夫するのも重要。
同じ部署の同僚や上司であれば、関係者全員に伝わりやすいよう、
伝言板を使うのがよい。
外出時には数時間おきに電話をかけ、社内にいる人に
いつごろ戻るのかを記入してもらう。
顧客や取引先に電話連絡する際、相手の都合を考え、
「いまよろしいですか」と断ってから、平易な表現で分かりやすく
内容を伝えることが肝要。
後でトラブルにならないようにするため、
連絡した証拠はメモなどの形で確実に残しておく。
場合によっては、最初の連絡から約束の日時まで
日数が空くこともある。
その場合、必ず数日前に再度、フォローの連絡をして確認。
◆相談編）解決策準備、時機を見て
《ケース(3)》
取引先への営業で、何から説明したらよいのか分からなくなったＣさん。
上司にヒントやアドバイスをもらおうと相談に行ったら、
「君はどうすべきだと思うの」と切り返された。
Ｃさんが返答に困っていると、上司に「まず、自分で考えろ」と一喝。
相談したいと思うのは、仕事に真剣に向き合っている証拠。
上司や先輩が持っているノウハウをどんどん吸収しようとする姿勢は
常に持っておきたい。
だからといって、困ったら何でもすぐに駆け込むのは考え物。
上司も忙しいので、Ｃさんのように追い返されてしまうのがオチ。
まず、自分で資料やデータをそろえて解決策を考える。
そのうえで相談に行けば、相手もアドバイスしやすくなるし、
自分の解決策のどこに問題があったのかも気づきやすくなる。
相談が、スキルアップのチャンスになりうる。
ここで注意するのが、相談を持ちかけるタイミング。
自分より忙しい可能性が高い上司や先輩に相談するのだから、
相手の都合や機嫌にも配慮して行動するのは当然。
いくら自分よりも人生経験が豊富な上司や先輩といっても、
プライベートな相談はタブー。
あくまでも、仕事上の相談とプライベートな相談は
明確に線引きすべき。
http://netplus.nikkei.co.jp/ssbiz/bizskill/biz090902.html
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